En ce début de mois de novembre, les entreprises doivent faire face à une situation modifiant les habitudes de travail : le reconfinement visant à ralentir la propagation de l'épidémie de COVID-19.
Suite à l'ouragan organisationnel qu'a été le premier confinement, certaines entreprises ont su mettre en place des actions pour s'adapter, d'autres ont été prises de court et n'ont pas ajusté le tir en anticipant un second confinement.
Chez Strapp nous sommes habitués au travail à distance et à accompagner les entreprises dans leur mobilité. Nous avons donc pu identifier des clés de lectures permettant de comprendre les points critiques et gérer au mieux ce reconfinement :
1. L'accès à internet, essentiel pour le télétravail
Le télétravail étant appelé à être la règle, il faut donc pouvoir donner les outils/moyens de rester connectés à distance, l'accès à internet représente un besoin primaire pour le travail à distance.
Celui-ci permet d'accéder à l'environnement numérique de l'entreprise et à différents outils collaboratifs permettant de garder une communication synchrone. Tels que Zoom ou Whereby pour la visioconférence par exemple.
Cependant cet accès à internet est mis en péril par la qualité de la connexion internet du collaborateur. En effet, certains collaborateurs s'éloignant dans des emplacements ruraux pour mieux supporter la charge psychologique que représente le confinement. Cela exclut souvent l'accès à une connexion fibrée.
Le réseau ADSL se retrouve face à un grand besoin infrastructurel, celui-ci ayant déjà connu un ralentissement des vitesses de connexion lors du premier confinement. La recalibration des réseaux ADSL par l'intervention de techniciens, permettant de répartir cette surcharge étant complexifiée par la pandémie.
Dans ce contexte, l'utilisation d'une clé 4G ou d'un smartphone en partage de connexion sont d'excellentes solutions à petit prix :
- Les débits en 4G sont bien supérieurs aux débits ADSL
- La couverture 4G du territoire français étant bien supérieure à la couverture fibrée
- La connexion 4G permettant de prendre le relais lors d'une coupure liée à la surcharge des réseaux fixes
2. La gestion du matériel, un axe capital
Pour que les collaborateurs puissent travailler correctement à distance il faut les fournir en matériel, à minima un ordinateur et un téléphone afin de pouvoir assurer la continuité de leurs missions, à distance. Les accessoires ne sont pas à négliger non plus car ils participent au confort du salarié.
En effet, un salarié non ou mal équipé perd partiellement à totalement en productivité et est coupé du reste de l'entreprise. Cela revient donc plus cher à l'entreprise que d'investir dans du matériel pour assurer la pérennité de la mission de ses collaborateurs.
De plus, en fournissant du matériel de qualité aux collaborateurs, l’entreprise communique un message positif de confiance et d’accompagnement dans cette période difficile. Pour le salarié, c’est un signe que son entreprise lui donne les moyens d’accomplir ses missions. Il s'agit d'un message important pour l'image de marque employeur et plus particulièrement dans le contexte actuel (voir étude de JD Power and Associates).
3. Repenser les échanges internes
Outre l'accès à internet obligatoire pour collaborer, il faut également pouvoir communiquer de manière efficace avec ses collègues.
A distance, les échanges internes sont chamboulés et la dynamique de groupe n'est plus la même. Ainsi, les échanges informels diminuent car il est par exemple plus compliqué de retrouver ses collègues à la machine à café. D'autre part, il est plus difficile de savoir quand on peut ou non solliciter un collègue. On ne peut plus aller jeter un oeil dans son bureau pour voir s'il "a 5 minutes de dispo".
Chez Strapp nous avons plusieurs process en place afin de permettre aux collaborateurs de garder un environnement de travail collaboratif :
- Le partage de nos priorités de la semaine dans une TODO-list sur un canal Slack → tout le monde doit être aligné sur les objectifs du moment
- Un stand-up meeting en visioconférence pour débuter la journée. Afin de faire le point sur la journée passée et sur les tâches de la journée qui commence
- Un debriefing en fin de semaine pour que chacun puisse donner ses retours positifs et négatifs de la semaine, et identifier ses axes d'amélioration
Il est également important de noter que chaque canal doit être adapté pour des usages différents : téléphone, visio, mail, SMS... Ainsi, il est beaucoup plus simple de passer un appel téléphonique pour poser une question ou éclaircir un élément incompris que de faire un long mail.
De plus, ces nouveaux outils nécessitent une montée en compétence qui peut être très différente selon les générations. Pensez ainsi à accompagner vos utilisateurs et à tenir compte des éventuels soucis techniques.
4. Les différents enjeux pour une mise en place réussie
Dans la mise en place de solutions de télétravail pour chacun des salariés concernés, les entreprises se retrouvent face à plusieurs problématiques à adresser
- L'enjeu financier
Le déploiement de matériel de qualité, coûtant cher, représente un poids important pour l'entreprise. La trésorerie étant déjà mise-à-mal cette année en conséquence des différentes répercussions de la crise sanitaire. Il faut donc privilégier des solutions peu gourmandes en cash comme la location courte durée par exemple.
- L'enjeu logistique
S'entourer de nombreux partenaires complique le suivi de gestion. De plus s'entourer de nombreux nouveaux acteurs pour une période temporaire induira une charge de travail supplémentaire lors de la sortie de la période de confinement. Il est donc pertinent de limiter le nombre de ceux-ci afin de faciliter la gestion et limiter les dépendances.
- L'enjeu de l'information des salariés
Il faut pouvoir prendre compte du matériel et du bon acheminement de celui-ci. Chaises, ordinateurs, smartphones, un certain nombre de paramètres sont à prendre en compte afin que ceux-ci arrivent et ce, en bon état, chez le salarié.
Il s'agit donc d'effectuer un véritable numéro d'équilibriste afin de planifier puis de mettre en place rapidement, un matériel de qualité et sans alourdir davantage la trésorerie de votre entreprise.
Bon courage à tous !
PS: Pour une offre de location-service sans engagement, pensez à regarder notre offre "SIM 30Go + Smartphone" spéciale confinement. ;)
