Téléphonie mobile en entreprise : les 10 leviers pour réduire les coûts financiers
Contexte économique et enjeux de la téléphonie mobile en entreprise
Dans un contexte économique mondial marqué par l’incertitude et la volatilité, les entreprises sont confrontées à des défis de taille. La nécessité de maintenir la compétitivité tout en réduisant les coûts est plus pressante que jamais. Les dirigeants d’entreprise doivent donc déployer des stratégies innovantes et efficaces pour optimiser leurs dépenses. Parmi les nombreux coûts d’une entreprise, la téléphonie mobile représente un poste souvent sous-estimé mais néanmoins significatif.
Les smartphones et autres dispositifs mobiles ne sont plus de simples outils de communication ; ils sont devenus des instruments essentiels pour accéder aux informations; gérer les tâches quotidiennes, et assurer la continuité des activités, peu importe l’endroit où se trouvent les collaborateurs. Cependant, cette nouvelle dépendance aux téléphones mobiles a entraîné une hausse des coûts associés, notamment en termes d’achats d’équipements, de services d’abonnement, de maintenance, et de gestion des téléphones mobiles.
La gestion des téléphones mobiles d’entreprise est souvent perçue comme une simple question de logistique, mais elle cache de réels enjeux financiers. Le coût de possession et d’utilisation des smartphones peut rapidement augmenter. Certaines entreprises jonglent avec des contrats d’abonnements multiples, gèrent les renouvellements d'équipements, et font face aux casses ou pertes de dispositifs. Ces différentes tâches peuvent donc mener à des inefficacités coûteuses pour les entreprises.
Les entreprises doivent donc sans cesse trouver des stratégies pour réduire leurs coûts et améliorer leur rentabilité. Pour cela, des audits internes sont conduits, permettant aux dirigeants d’actionner de nombreux leviers. Parmi les plus courants : l’externalisation, la suppression de postes, la refonte de l’organisation, ou encore le benchmark des prestataires. Grâce aux 10 conseils pratiques suivants, les entreprises pourraient pourtant réduire efficacement les coûts directs et indirects de la téléphonie mobile, de l’ordre de 40 % d’économies par an.
Les 10 leviers pour réduire les coûts de la téléphonie mobile en entreprise
Auditer régulièrement l’utilisation de la flotte mobile professionnelle
Le nombre de lignes non utilisées et payées en entreprise représente un coût significatif. Identifier les lignes inactives ou les fonctionnalités inutilisées permet de prendre des mesures appropriées pour éliminer les coûts inutiles. Un audit régulier de la flotte mobile permet également de comprendre l’usage réel des appareils et des services associés. En effet, certaines fonctions ou services inclus dans les abonnements peuvent être sous-utilisés ou totalement inutiles. Grâce à ces audits, les entreprises peuvent ajuster leurs abonnements et leur parc d’équipements en fonction des besoins réels, optimisant ainsi les dépenses.
Renégocier les abonnements avec les opérateurs mobiles
L’observatoire 2022 des marchés des communications électroniques réalisé par l’ARCEP indique que le montant des abonnements mobiles a été réduit de 50% entre 2012 et 2022. Renégocier régulièrement les contrats avec les fournisseurs de services permet d’obtenir les tarifs les plus avantageux et de générer des économies substantielles. En outre, les entreprises peuvent bénéficier d’offres promotionnelles ou de conditions tarifaires spéciales en fonction de leur volume de consommation et de leur fidélité. La négociation peut également inclure des services supplémentaires ou des améliorations de la qualité de service, contribuant ainsi à une meilleure performance de la flotte mobile.
Opter pour des forfaits mobiles sans engagement
Analysez les modèles d’utilisation pour identifier les abonnements sous-utilisés et passez à des forfaits sans engagement afin d’éviter des dépenses inutiles. Les forfaits sans engagement offrent une flexibilité essentielle, permettant aux entreprises d’ajuster leurs besoins en téléphonie mobile en fonction des variations de leur activité. Cette flexibilité est particulièrement bénéfique pour les entreprises qui connaissent des fluctuations saisonnières ou des changements rapides de leurs effectifs. En outre, les forfaits sans engagement permettent d’éviter les pénalités en cas de résiliation anticipée, réduisant ainsi les coûts en cas de réorganisation ou de réduction des effectifs.
Négocier des remises sur les volumes pour les accessoires et les services
Dans le cas des flottes conséquentes, l’achat d’accessoires et de services en gros peut souvent conduire à des accords de prix favorables. Les entreprises peuvent tirer parti de leur pouvoir d’achat pour obtenir des remises significatives sur les accessoires tels que les coques de protection, les chargeurs et les écouteurs, ainsi que sur les services de maintenance et de réparation. En négociant des contrats-cadres avec des fournisseurs, les entreprises peuvent garantir des prix compétitifs et des conditions avantageuses sur le long terme, contribuant ainsi à la réduction des coûts opérationnels.
Suivi de l’allocation des appareils mobiles
Le taux de rotation du personnel a doublé en 20 ans. En 2022, une étude du DARES faisait remonter une moyenne de 500 000 démissions par trimestre. Lors du départ d’un collaborateur, il est fréquent d’oublier de récupérer son smartphone et de continuer à financer l’abonnement. Pourtant, la mise en place d’une plateforme de suivi des équipements pourrait prévenir les pertes ou les vols pendant la rotation du personnel. Un système de suivi efficace permet de tracer chaque appareil, de son attribution à un collaborateur à son retour en stock ou sa réaffectation à un nouveau collaborateur. Ce suivi rigoureux aide à minimiser les pertes, à réduire les coûts liés aux équipements non récupérés, et à optimiser l’utilisation des ressources existantes.
Protéger les smartphones pour réduire la casse
La casse de smartphones peut être un facteur de coût important. Selon SquareTrade, 5761 écrans de smartphones se cassent chaque heure. 12 % des smartphones subissent un dommage la première année et peuvent nécessiter une réparation coûteuse. C’est une dépense qui peut être évitée avec la mise en œuvre des mesures de protection préventives telles que des protections d’écran et des coques. Il est aussi possible de souscrire à une assurance qui va lisser le risque financier lié à un sinistre potentiel. En investissant dans des protections robustes et en sensibilisant les collaborateurs à l’importance de prendre soin de leurs appareils, les entreprises peuvent considérablement réduire les coûts de réparation et de remplacement. De plus, une assurance adaptée permet de couvrir les frais imprévus liés aux accidents, offrant une tranquillité d’esprit supplémentaire.
Prolonger la durée de vie des téléphones mobiles
La durée de vie moyenne d’un smartphone est de 2 à 3 ans, mais de nombreux appareils peuvent durer plus longtemps grâce à un entretien adéquat. Pour cela, il est important de conduire une politique interne incitative, qui encourage les collaborateurs à conserver leurs appareils plus longtemps en leur offrant des primes ou en prolongeant les cycles de remplacement. Par exemple, passer de 2 à 3 ans de détention permet d’économiser 33 % sur le coût du smartphone. En mettant en place des programmes d’entretien régulier et en fournissant des conseils sur l’utilisation optimale des appareils, les entreprises peuvent maximiser la durée de vie de leur flotte mobile. De plus, des politiques incitatives peuvent encourager les collaborateurs à prendre soin de leurs appareils, réduisant ainsi la nécessité de remplacements fréquents.
Maintenir un stock adéquat de téléphone mobile
Conserver un stock d’appareils pour répondre aux besoins imprévus ou aux remplacements d’appareils sans subir de retards ou de coûts supplémentaires permet de préserver l’activité et la productivité des collaborateurs et donc de l’entreprise. Un stock bien géré permet de faire face rapidement aux urgences, telles que la perte ou la casse d’un appareil, sans perturber le flux de travail. En prévoyant un stock de sécurité basé sur les besoins réels et les taux de rotation, les entreprises peuvent éviter les retards coûteux et garantir une continuité opérationnelle. De plus, un stock adéquat permet de bénéficier de remises sur les achats en gros, réduisant ainsi les coûts unitaires des appareils.
Former les collaborateurs à l’utilisation des smartphones
Fournir une formation adéquate permet de garantir une bonne maîtrise de l’utilisation des smartphones. Les coûts cachés et la baisse de productivité liés au temps perdu sont ainsi minimisés. Une formation efficace inclut non seulement les bases de l’utilisation des appareils, mais aussi des conseils avancés sur la sécurité des données, l’optimisation des performances et la résolution des problèmes courants. En formant les collaborateurs à utiliser les fonctionnalités des smartphones de manière optimale, les entreprises peuvent réduire les appels au support technique, augmenter la productivité et prolonger la durée de vie des appareils.
Mettre en oeuvre des programmes de recyclage
Encourager et faciliter le recyclage des anciens appareils afin de réduire leur empreinte environnementale. Actuellement, seuls 15 % des téléphones sont recyclés, alors que 5 milliards d’appareils dorment dans les tiroirs. L’impact actuel de ce point n’est pas pour l’entreprise mais pour la planète. En mettant en place des programmes de recyclage, les entreprises peuvent non seulement contribuer à la préservation de l’environnement, mais aussi récupérer des matériaux précieux et réduire les coûts liés à l’achat de nouveaux appareils. Collaborer avec des partenaires spécialisés dans le recyclage permet de garantir que les anciens appareils sont traités de manière responsable et que les composants réutilisables sont extraits et valorisés.
Conclusion : Une gestion efficace de la téléphonie mobile en entreprise
Pour résumer, la gestion efficace de la téléphonie mobile en entreprise offre une opportunité significative de réaliser des économies financières tout en réduisant l'impact environnemental. En suivant les dix leviers présentés, les entreprises peuvent optimiser l'utilisation de leur flotte mobile, réduire les coûts et prolonger la durée de vie des appareils tout en permettant d’économiser environ 40% du budget alloué par le poste de téléphonie mobile dans les entreprises. Cela permet non seulement de réallouer des ressources vers des initiatives stratégiques, mais aussi de renforcer la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs. Ces pratiques peuvent prendre du temps dans leur mise en place et demander une véritable expertise, or elles ont un réel impact sur la trésorerie de l’entreprise et sur son approche RSE. C’est pourquoi Strapp accompagne les entreprises dans leur transition numérique afin de simplifier leur gestion de la téléphonie mobile dans une approche responsable tout en lissant leur trésorerie.
